Kebijakan Privasi Pendaftaran dan Master Data Siswa

1. Pengelola data

Nakayoshi Group mengelola data yang dikirim melalui Formulir Pendaftaran Awal, Formulir Master Data Siswa, dan Formulir Matching Job Tokutei Ginou untuk mendukung proses penerimaan, pendidikan, administrasi, verifikasi kualifikasi, pembuatan CV, penempatan, serta layanan program Jepang.

2. Data yang diproses

Data dapat mencakup identitas, kontak, pendidikan, keluarga, kondisi kesehatan dasar, pengalaman, informasi penetapan program, dokumen resmi, dan informasi lain yang diberikan oleh calon siswa atau siswa.

3. Tujuan dan persetujuan

Data diproses untuk tujuan yang dinyatakan pada formulir. Pengiriman hanya dapat dilakukan setelah pengguna memberikan persetujuan secara aktif. Data tidak digunakan untuk tujuan lain yang tidak berkaitan tanpa dasar yang sah atau persetujuan tambahan.

4. Akses dan keamanan

Untuk Matching Job SSW, formulir CV tahap kedua dibuka melalui tautan pribadi dari admin. KTP dan SIM digunakan untuk verifikasi internal. Unduhan CV dan sertifikat untuk seleksi tidak otomatis menyertakan KTP/SIM. Informasi keluarga, kesehatan, dan agama pada formulir CV bersifat opsional.

Akses dibatasi kepada personel yang berwenang sesuai tugasnya. Dokumen siswa disimpan secara privat dan tidak disediakan melalui tautan publik langsung. Nakayoshi menerapkan pengamanan teknis dan administratif untuk mengurangi risiko akses, perubahan, kehilangan, atau penyebaran yang tidak sah.

5. Pemeriksaan dokumen dengan OCR

Dokumen dapat diperiksa menggunakan layanan OCR Google Document AI untuk membantu mengenali jenis dan urutan halaman KTP, KK, Akta Lahir, serta Ijazah. OCR hanya menjadi alat bantu; keputusan kelengkapan tetap dilakukan personel berwenang. Sistem Nakayoshi menyimpan status kecocokan dan hasil klasifikasi yang diperlukan, bukan salinan penuh teks OCR sebagai catatan operasional.

6. Pemantauan kestabilan aplikasi

Nakayoshi menggunakan Sentry dengan lokasi pemrosesan Uni Eropa untuk mendeteksi error dan kendala performa teknis. Konfigurasi pemantauan tidak mengirim identitas pengguna, isi formulir, cookies, header, parameter URL, isi permintaan, isi dokumen, maupun nilai data pribadi. Informasi teknis yang dikirim dibatasi untuk diagnosis kestabilan dan keamanan aplikasi.

7. Penyimpanan dan penghapusan

Data disimpan selama masih diperlukan untuk proses siswa, kewajiban administrasi dan hukum, penyelesaian kasus, atau kepentingan arsip yang sah. Data awal yang dipindahkan ke Sampah memiliki masa pemulihan 30 hari. REG yang belum digunakan dan belum memiliki riwayat produksi dapat diperlakukan sebagai data awal. Data yang telah memiliki dokumen/foto, job, pembayaran CLEAR, NIS, kelas, atau ID Card dipertahankan sebagai arsip terkontrol.

8. Hak pemilik data

Pemilik data dapat meminta informasi, koreksi, pembaruan, atau penanganan lain atas data pribadinya sesuai ketentuan yang berlaku. Permintaan disampaikan melalui kanal resmi Nakayoshi dan dapat memerlukan verifikasi identitas.

9. Kontak

Untuk pertanyaan atau permintaan terkait data pribadi, hubungi tim Nakayoshi melalui kanal resmi yang tercantum pada situs nakayoshigc.com.